POLÍTICA TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS
BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El artículo 15 de La Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos en entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes manejen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esta clase de información.
La ley Estatutaria 1581 de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores, empleados y cualquier otra persona natural. El articulo 17 en su literal “k” obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
El articulo 25 de la Ley 1581 de 2012 establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreara sanciones. Estas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012
SOL Y MAR LTDA, está comprometida con el
respeto y garantía de los derechos de sus Empleados, colaboradores, Clientes y
terceros en general, razón por la cual adoptara este Manual de Políticas y
procedimientos de tratamiento de información, que serán de obligatoria
aplicación en todas las actividades que impliquen total o parcialmente la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y transferencia de dicha información.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATO
SOL Y MAR LTDA, como responsable del Tratamiento de los Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales y para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, utiliza la información necesaria para el desarrollo de su objeto social, y garantiza que la infraestructura es la apropiada para almacenar y manejar de forma segura y confiable la información de quienes le entregan sus datos personales. La captura y tenencia de los datos personales es para poder contactar a los usuarios con el fin de proveerles la información que requieren sobre nuestros servicios o cualquier aspecto de nuestra Empresa a saber: - Enviar información sobre nuestros servicios: Planes turísticos, ofertas, promociones y demás contenido. - Dar cumplimiento a los requerimientos y obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados. - Informar sobre cambios y cancelaciones relacionados con nuestros servicios. - Promocionar nuevos destinos turísticos - Hacer seguimiento para evaluar la calidad de nuestros servicios - Manejo administrativo y elaboración de estadísticas SOL Y MAR LTDA en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley y garantiza que no comercializara, venderá ni alquilara la información contenida en la base de datos personales y que no la transfiere a terceros con fines promocionales ni comerciales.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
La Agencia dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de este para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos personales.
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOL Y MAR LTDA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Agencia, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley. 3. Ser informado por la Agencia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La Agencia deberá poner a disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.
DEBERES DE SOL Y MAR LTDA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la Agencia los siguientes: 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data 2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento 5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible 6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento 8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado 9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados 11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo 12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOL Y MAR LTDA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Agencia, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley. 3. Ser informado por la Agencia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La Agencia deberá poner a disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización
PROCEDIMIENTOS
Atención de consultas y reclamos Los titulares o sus causahabientes podrán solicitar a la Gerencia de la Agencia, a través del correo electrónico gerencia@viajessolymar.co o comunicandose al teléfono 2352854 la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de la Agencia. En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a la Gerencia de la Agencia a través del correo electrónico gerencia@viajessolymar.co o comunicándose al teléfono 2352854. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: - El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. - Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener, como mínimo, la siguiente información: a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. La Agencia tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
SOL Y MAR LTDA NIT: 860078100-4 Empresa registrada en la Camara de Comercio de Bogotá y con RNT 337 es la persona Jurídica Responsable del tratamiento de sus datos personales quien los recogerá a través de sus diferentes canales y serán usados de conformidad con lo establecido en la Política Interna para el tratamiento de datos personales de SOL Y MAR LIMITADA. Así mismo se informa que los datos personales recolectados pueden ser accedidos por terceros bajo la dirección de SOL Y MAR LIMITADA para la cabal prestación de servicios conexos a los prestados por la Agencia. Dichos datos se encuentran almacenados física y digitalmente en la Oficina de la Empresa ubicada en la siguiente dirección: Calle 75 No. 13 – 58 Oficina 303 Bogotá
MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico: gerencia@viajessolymar.co , comunicándose al teléfono 2352854 y directamente en la Agencia ubicada en la Calle 75 No. 13 – 58 Of 303
VIGENCIA
Las bases de datos responsabilidad de SOL Y MAR LTDA. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario la Agencia procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por lo anterior dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido Esta política de tratamiento de datos personales esta vigente desde el 2016-11-01
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOL Y MAR LTDA, busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios. Este documento busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de la Agencia y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. SOL Y MAR LTDA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios: a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes. b) Principio de finalidad: Los datos personales serán procesados con un propósito específico o para la finalidad inicial para la cual se han recogido, los cuales deben ser autorizados por el titular. SOL Y MAR LTDA informara al titular del dato de manera previa, clara y suficiente la finalidad de la información suministrada y no podrá solicitar información sin una finalidad especifica. c) Principio de libertad: La recolección de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo e inequívoco del titular, excepto cuando la ley diga otra cosa, que sean necesarios para funciones propias de la administración o se utilicen para un contrato o subcontrato de una relación laboral, de negocio o administrativa. Para obtener la autorización del titular del dato SOL Y MAR LTDA, utilizara circulares, cartas, correos electrónicos y demás documentos establecidos. Este consentimiento siempre podrá ser revocado si hay una causa que lo justifique. d) Principio de veracidad o calidad: La información objeto de tratamiento debe ser completa, exacta, veraz, actualizada, comprobable y comprensible por lo que SOL Y MAR LTDA, se abstendrá del tratamiento de datos personales incompletos o que induzcan a error. e) Principio de transparencia. SOL Y MAR LTDA, garantizara el derecho que tiene el titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. f) Principio de acceso y circulación restringida: SOL Y MAR LTDA, solo permitirá el acceso y envió de datos personales a: - Al titular de los datos - A las personas autorizada por el titular de los datos - A las personas autorizadas por mandato legal u orden judicial g) Principio de seguridad: SOL Y MAR LTDA, capacitara a sus funcionarios para que adopten medidas de índole técnicas, y organizativas para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su pérdida, alteración, tratamiento o acceso no autorizado y determinara las condiciones que deben reunir las personas que intervienen en el tratamiento de los datos. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la Agencia, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
SOL Y MAR LTDA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria de protección de Datos y los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, los titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos y podrán ejercerse por las siguientes personas: a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Agencia. b) Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad. c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente. d) Por estipulación a favor de otro o para otro. - Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
SEGURIDAD EN LA INFORMACION
SOL Y MAR LTDA, mantendrá procedimientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de informaciónEn los procedimientos se consideran como mínimo los siguientes aspectos:
a-Capacitación al personal que ingresa a la Empresa a cerca de la Politica de tratamiento dedatos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
b- Definición de las Funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
c-Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
d-Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas
e-Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones
f- Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
g- Archivo de documentos siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y que permitan el ejercicio de los derechos de los titulares.
h- Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
i- Designación de un encargado del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad
j- Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencia
